Besichtigungen mit Mietinteressenten: DSGVO-konforme Abläufe für Vermieter in Österreich

Wenn du als Vermieter eine Wohnung besichtigen lässt, dann geht es nicht nur um die Frage, ob der Interessent die Wohnung mag. Es geht auch um das Recht auf Datenschutz. Die DSGVO gilt nicht nur für große Unternehmen, sondern auch für dich als privater Vermieter. Und wenn du falsch vorgehst, drohen Abmahnungen, Bußgelder oder sogar Klagen. In Österreich und Deutschland ist die Rechtslage klar - aber viele Vermieter machen immer noch dieselben Fehler. Hier ist, was wirklich zählt.

Phase 1: Vor der Besichtigung - Nur das Nötigste

Bevor jemand die Wohnung betritt, darfst du nur zwei Dinge fragen: Name, Vorname und Telefonnummer. Mehr nicht. Das gilt, egal ob du die Besichtigung öffentlich anbietest oder nur ausgewählte Interessenten einlädst. Selbst wenn du denkst, du musst wissen, ob jemand bezahlen kann - nein, das darfst du nicht vorher fragen. Die Datenschutzkonferenz (DSK) hat das 2018 klargestellt, und seitdem gilt das als Standard.

Warum? Weil du noch kein konkretes Interesse des Interessenten hast. Solange er nicht sagt: „Ich will diese Wohnung“, bist du nicht berechtigt, seine finanzielle Situation zu prüfen. Und trotzdem: Laut einer Umfrage des Deutschen Mieterbundes aus 2023 gaben 68 % der Mieter an, dass Vermieter vor der Besichtigung schon nach ihrem Nettoeinkommen gefragt haben. Das ist illegal. Und es passiert oft.

Wenn du eine Wohnung nur an bestimmte Personen vergibst - weil sie z.B. erst nach einem Gespräch mit dem aktuellen Mieter besichtigen können -, dann darfst du zwar etwas mehr fragen. Aber auch dann nur, wenn du dich auf das berechtigte Interesse nach Artikel 6 Absatz 1 lit. f DSGVO berufst. Und selbst dann: Keine Bankdaten, keine Gehaltsnachweise, keine Fotos vom Personalausweis. Das kommt erst später.

Phase 2: Während der Besichtigung - Identität prüfen, aber nicht ausfragen

Wenn der Interessent endlich vor der Tür steht, darfst du ihn nach Name, Vorname und Anschrift fragen. Außerdem darfst du ihn bitten, seinen Personalausweis vorzuzeigen. Das ist erlaubt, um sicherzustellen, dass wirklich die Person kommt, die du erwartet hast. Du darfst sogar notieren, dass er den Ausweis vorgezeigt hat - aber du darfst ihn nicht kopieren, nicht fotografieren, nicht scannen. Nur schauen. Und vergessen.

Was du niemals fragen darfst: Wie viel er verdient, wie viel er auf dem Konto hat, ob er verheiratet ist, ob er Kinder hat, ob er eine Vorerkrankung hat, oder ob er eine bestimmte Religion hat. Diese Fragen sind nicht nur unangenehm - sie sind rechtswidrig. Ein Urteil des Landgerichts Berlin aus 2021 hat klargestellt: Wer während der Besichtigung nach dem Nettoeinkommen fragt, handelt unverhältnismäßig. Das ist kein „normaler Check“, das ist eine Verletzung der DSGVO.

Und was ist mit digitalen Besichtigungstools? Wenn du eine Videokonferenz nutzt, darfst du das Gespräch nicht aufzeichnen. Selbst wenn du es als „Sicherheitsmaßnahme“ rechtfertigst. Die DSK hat im Januar 2024 explizit verboten, dass Besichtigungsgespräche aufgezeichnet werden - es sei denn, der Interessent gibt eine ausdrückliche, schriftliche Einwilligung. Und selbst dann ist es riskant. Die meisten Mieter fühlen sich dadurch unter Druck. Besser: Keine Aufnahme. Punkt.

Phase 3: Nach der Besichtigung - Jetzt kommt die Selbstauskunft

Erst wenn der Interessent sagt: „Ich will die Wohnung“, darfst du die volle Mieterselbstauskunft verlangen. Dann wechselt die Rechtsgrundlage: Von „berechtigtes Interesse“ auf Vertragsanbahnung nach Artikel 6 Absatz 1 lit. b DSGVO. Jetzt darfst du fragen:

• Nettoeinkommen (nicht Brutto!)
• Aktueller Arbeitgeber und Beschäftigungsverhältnis
• Frühere Wohnadressen (mindestens die letzten drei Jahre)
• Ob es bereits Mietschulden gab

Du darfst auch verlangen, dass er einen Gehaltsnachweis beifügt - aber erst nachdem er schriftlich erklärt hat, dass er die Wohnung mieten möchte. Das bedeutet: Kein Gehaltsnachweis im Vorfeld. Kein Nachweis per E-Mail, bevor er die Wohnung gesehen hat. Erst nach dem Interessensbekunden. Der VDIV hat das im März 2022 noch einmal klar formuliert: Wer das vorher verlangt, riskiert eine Abmahnung.

Was bleibt verboten? Die genaue Höhe des Bankkontostands, die Bankverbindung, die Namen von Mitbewohnern, religiöse Zugehörigkeit, Gesundheitsdaten, Angaben zum Familienstand (außer es geht um die Anzahl der Personen, die einziehen). All das ist nicht relevant für die Mietwürdigkeit - und daher unzulässig. Ein Urteil des Landgerichts Köln aus 2022 hat das noch einmal bestätigt.

Informationspflicht: Was du dem Interessenten sagen musst

Du darfst die Daten nicht einfach sammeln. Du musst dem Interessenten sagen, warum du sie brauchst, wie lange du sie speicherst und wen du sie weitergibst. Das ist nicht optional. Das ist Pflicht nach Artikel 13 DSGVO.

Ein Muster-Informationblatt des Haus & Grund Verbandes aus Februar 2023 hilft dir dabei. Du kannst es einfach kopieren und ausdrucken. Es muss enthalten:

• Den Zweck der Datenverarbeitung: „Prüfung der Bonität und Eignung als Mieter“
• Die Rechtsgrundlage: „Artikel 6 Absatz 1 lit. f DSGVO“ (für die Besichtigung) oder „lit. b“ (für die Selbstauskunft)
• Die Speicherdauer: „Bis zu 6 Monate nach Ablehnung der Anmietung“
• Die Datenempfänger: „Nur der Vermieter und gegebenenfalls der Hausverwalter“

Und du musst ihm sagen, dass er das Recht hat, seine Daten zu löschen, zu korrigieren oder sich gegen die Verarbeitung zu wehren. Das ist kein „Bonus“, das ist Gesetz.

Was passiert, wenn du es falsch machst?

Die Strafen sind nicht mehr nur theoretisch. Im ersten Halbjahr 2023 hat die Berliner Datenschutzbehörde allein 17 Bußgelder im Wohnungssektor verhängt. Ein Fall: Eine Immobilienfirma bekam 8.500 Euro Strafe, weil sie vor der Besichtigung Gehaltsnachweise verlangt hatte.

Abmahnungen steigen: Von 32 im Jahr 2019 auf 287 im Jahr 2022. Die durchschnittliche Abmahngebühr liegt mittlerweile bei 375 Euro - und das nur für eine falsche Frage. Viele Vermieter denken: „Das passiert mir nicht.“ Aber die Statistik spricht eine andere Sprache. 63 % der privaten Vermieter machen noch immer datenschutzwidrige Fehler. Nur 11 % der professionellen Verwaltungen tun das.

Und es gibt noch einen weiteren Risikofaktor: Einwilligungen. Viele Vermieter fragen: „Darf ich den Interessenten bitten, eine Einwilligung zu erteilen?“ Die Antwort: Nein. Einwilligungen nach Artikel 6 Absatz 1 lit. a DSGVO sind in diesem Kontext oft unwirksam. Warum? Weil der Mieter sich nicht frei entscheiden kann. Wenn er keine Einwilligung gibt, bekommt er die Wohnung nicht. Das ist kein echtes „Ja“, das ist Druck. Und das macht die Einwilligung ungültig. Das hat der Fachanwalt Dr. Carsten Seeger im November 2022 klar gesagt: 41 % der Verstöße gehen auf falsche Einwilligungen zurück.

Die Zukunft: Digitale Prozesse und neue Regeln

Die DSGVO wird nicht verschwinden - sie wird sich weiterentwickeln. Die Bundesregierung plant ab 2025 ein neues Gesetz: das Digitale Wohnraumzugangsgesetz (DWoZugG). Dann gibt es standardisierte, zertifizierte digitale Selbstauskünfte. Vermieter müssen diese nutzen. Private Formulare werden dann nicht mehr ausreichen.

Und das bringt neue Probleme: Experten warnen vor algorithmischen Auswertungen. Was, wenn ein Computer entscheidet, ob jemand „mietsicher“ ist? Die DSK hat im Dezember 2023 betont: Das könnte zu Diskriminierung führen. Deshalb brauchen wir nicht nur neue Tools - sondern auch strenge Kontrollen.

Was bedeutet das für dich? Du musst dich nicht sofort digitalisieren. Aber du musst aufpassen: Wer heute noch mit Papier und Stift arbeitet, hat weniger Risiko als wer mit einer ungesicherten App oder einem Online-Formular arbeitet, das nicht DSGVO-konform ist. Die meisten digitalen Lösungen sind noch nicht zertifiziert. Also: Lieber einfach, lieber sicher.

Was du jetzt tun solltest

Wenn du Vermieter bist, dann mach das hier heute:

1. Lösche alle Fragebögen, die du vor der Besichtigung verwendest - besonders, wenn sie nach Einkommen, Bankdaten oder Familienstand fragen.
2. Erstelle ein einfaches Informationblatt nach Artikel 13 DSGVO und gib es jedem Interessenten bei der Besichtigung.
3. Speichere die Daten nur 6 Monate - danach lösche sie. Keine Ausnahmen.
4. Verwende keine Aufzeichnungen, keine Fotos, keine Scans von Ausweisen.
5. Wenn jemand Interesse zeigt: Erst dann die vollständige Selbstauskunft verlangen - und nur mit Gehaltsnachweis, nicht mit Bankauszug.

Das ist nicht schwer. Es ist nur anders, als viele es gewohnt sind. Aber es ist legal. Und es schützt dich - und den Interessenten.